Iván Mendoza

1. Toma el papel de organizador, te guste o no sin un líder es difícil que funcione.
2. Elije una vía de comunicación que todos sepan usar y que usen frecuentemente.
   //Sí son más de 3 integrantes funciona muy bien el correo o chat, aunque el teléfono es más confiable y directo.
3. Consigue el contacto para comunicarte con el equipo: correos, números de teléfono, usuarios de chat, etc.
4. Define el resultado esperado.
5. Hace una lista de tareas para obtener ese resultado.
6. Divide las tareas entre los miembros del equipo. Por capacidad, tiempo disponible y compromiso.
   //No importa si no es equitativo, las personas comprometidas pueden hacer más y lo harán si es necesario. Confía en ellas.
7. Comunicale a cada miembro las tareas que le corresponden. Debe ser individual y personalizado, incluyendo el resultado esperado y la fecha limite para entregarlo. Por ejemplo si se necesita un texto indica número de párrafos, para que va a servir e incluso hasta el formato de archivo. Cada detalle que no aclares te tocará resolverlo luego.
8. Apoya a cada integrante en todo lo posible para que complete su tarea. Eso incluye recordatorios, información, reuniones, etc.
9. Sí podes tomar una decisión solo, tómala (siempre pensando en el resultado esperado). Si como organizador no sos capaz de tomarla difícilmente otro integrante lo hará.

Al final lo mejor es conocer a tus compañeros de trabajo, saber que puede aportar cada uno y motivarlos para que lo hagan de la mejor forma.

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Fotografía por joiseyshowaa bajo licencia cc-by-sa.

Si te vas a desvelar toma esto en cuenta

• Hace un tiempo extra de comida porque estas gastando más energía. Yo suelo comer cereal con leche o yogurt, evita comida pesada como carne porque da sueño.
• Toma bastante agua, el cuerpo se deshidrata por estar activo.
• Usa ropa de trabajo, si usas ropa cómoda es más fácil dormirse (y no es el plan).
• Cúbrete. El frio da sueño, y si hay demasiado te hará sufrir tanto que vas a preferir dormir.
• Escucha música. Busca música que sea rápida, como trance o psytrance, también podes probar con rock. Si no te gusta busca música que podas cantar, no se trata de cantar pero si podes tararear seguro no te duermes. La peor situación es que necesites poner mucha atención y no podas escuchar música, no queda más que resignarte.
• Sprints. A veces desvelarse es fácil, otras veces es la tarea más difícil del mundo. En esos casos es mejor comenzar la noche haciendo una lista de todas las cosas que vas a hacer (sinceramente, sino se puede no se hace) y lanzarte a hacerlas una por una. Pone retos y hace lo imposible por cumplirlos, luego descansas un poco (puedes revisar facebook) y luego de regreso a trabajar. Depende el trabajo puedes lograr hasta 10 sprints en una noche y ni se siente el tiempo.
• Saber rendirse. Estoy acostumbrado a desvelarme y aprendí a hacerlo, pero como cualquier persona hay limites. A veces al tercer día de no dormir simplemente no puedes desvelarte, tenes que detenerte y considerar si vale más lo que estas trabajando que tu salud. ¿el cliente te mata sino entregas mañana? Considéralo una opción, ofrécele un descuento o suplica piedad, todo lo anterior es 100 veces mejor que terminar en un hospital.

Todos son consejos de un noctambulo que le ha tocado desvelarse muchas veces, mitad experiencia mitad superstición pero todos pensados en no dormir.

Recuerda: no te vayas a dormir sin tener que soñar
Feliz madrugada.

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Advertencia: No dormir es dañino para la salud, intenta esto en casa bajo tu propio riesgo. El tiempo que no duermes no lo recuperas.

GTD no es acerca de hacer más cosas, como algunos suelen creer, es acerca de hacer bien las cosas que tenes que hacer.

Una de las técnicas de productividad que más me gusta, y prácticamente la única que he probado, es GTD de David Allen. Empecé hace un año más o menos siguiendo los consejos de Jeroen de El Canasto, pero siempre tuve "conflictos" con las herramientas que usaba, específicamente con el software.

Programas para mejorar la productividad hay, y muchos, pero no todos son para windows, a veces son caros, algunos no me gustan y otros no me sirven. He probado varios y creo que hasta ahora encontré la combinación perfecta (o casi jeje): Thunderbird + Evernote + ToDoList + Remember The Milk + Google Calendar.

Trabajar con GTD puede resumirse en recopilar, procesar y ejecutar/delegar/archivar, teniendo eso en mente muestro de que forma lo trabajo usando los programas anteriores.

Capturar

Evernote es por mucho la mejor herramienta para capturar información "suelta", es lo más cercano a un cuaderno en blanco que existe con la ventaja de que esta en todos lados. Con Evernote puedes capturar información de Internet, de tu correo, tus documentos o escribirla tu mismo. Tiene atajos de teclado, buscador (que incluso reconoce texto en las imágenes), etiquetas y lo mejor de todo, sincronización vía web. Esto último significa que tus notas estan disponibles en Internet, en tú móvil, en la aplicación para iPhone y en cualquier otra computadora con el programa. Instala Evernote y prácticamente podrás recopilar cualquier cosa desde cualquier lugar.

Etiquetas de correo

El correo es la única vía que no capturo con Evernote, pienso que es trabajar dos veces procesando la bandeja de entrada y luego en Evernote, así que Thunderbird es el programa que se encarga únicamente del correo. Nada complicado, solo he creado algunas reglas en Gmail (igual lo pude hacer en Thunderbird) para etiquetar según el remitente. Una vez que los mensajes hayan pasado por los filtros decido si debo contestar el correo, si es así lo dejo en bandeja de entrada y lo marco como favorito, el resto se quedan archivados. Funciona tanto en Gmail como en Thunderbird, aunque prefiero este último porque es más rápido, se integra mejor con otros programas y me pemite mantener más de una firma diferente para los mensajes (con la extensión Signature Switch).

Procesar

Hasta aquí solo tengo un montón de información sin clasificar, es momento de procesar. Convertir cada nota o evento en algo más, moverlo al lugar que le corresponde.

Tareas especificas, cortas o con fecha de vencimiento son movidas a Remember The Milk (RTM), que lo uso porque es sencillo de usar (especialmente si conoces los atajos de teclado) y puedo revisarlo desde la PC o el iPod Touch, además tiene recordatorios por correo para las tareas con fecha de vencimiento.

Remember the milk

Cuando una tarea es tan amplia que involucra otras tareas se convierte en proyecto, como por ejemplo Viajar a Guatemala es una tarea que involucra comprar el boleto de avión, obtener los papeles, buscar hotel, etc. Eso es un proyecto. Para manejar los proyectos la herramienta que mejor se acoplo a lo que necesitaba fue ToDoList de Abstract Spoon. Un programa bastante completo para manejar tareas, aunque un poco complicado al inicio, pero que permite anidar tareas, calcular tiempo, añadir notas, dar prioridad, y una enorme lista de características más. La forma de trabajar proyectos es creando una lista de tareas por cada proyecto, guardándolas en una carpeta especialmente para eso, de esta forma al entrar a la carpeta tenemos una visión de todos los proyectos como se ve en la imagen

Listado de proyectos en ToDoList

Además de tareas casi siempre te encontrarás con un evento en tu bandeja (en Evernote), esto se maneja fácil moviendo todos los eventos a Google Calendar, de ser necesario programar un recordatorio, aunque confieso que no uso los recordatorios porque siempre tengo el calendario visible, a traves de Thunderbird y la extensión Lighting o en el calendario del iPod Touch

Archivar y delegar

Notebooks en Evernote

Crear un archivo con la información que te sirve pero que no necesitas ahora es muy útil y Evernote, de nuevo, se convierte en la herramienta más útil. Solo te recomiendo que para el archivo manejes un cuaderno (notebook) diferente al que usas para capturar.

También es necesario volver a mencionar a Thunderbird (o Gmail), porque a través de este archivamos correos importantes, usando la etiqueta adecuada, y también por el mismo correo podemos delegar las tareas pendientes.

Para terminar

Existen gran cantidad de programas útiles para hacer lo anterior, Outlook 2007 es capaz de hacer casi todo lo anterior por ejemplo, pero también de la misma forma hay programas especializados y por lo mismo mucho mejores. Yo elegí quedarme con esta combinación después de muchos intentos fallidos con otras, pero solo lo logre hacer hasta que llegue a conocer todas las posibilidades de cada programa, además de aprender a combinarlos.

Escribí este artículo por si alguien, de la misma forma que a mi me sucedió, aún no se siente cómodo trabajando GTD con otros programas, para que sirva de guía y puedas leer otra opinión acerca de cómo funcionan estos programas. Espero te sirva.

Comentarios, observaciones, sugerencias o como lo quieras llamar, para mi son algunas notas sobre el libro de David Allen, Organízate con eficacia (en inglés GTD)

Empezando con GTD por Darkomen

• No es un libro para leer por entretenimiento, es para aprender y hay que tratarlo como un "libro educativo".
• Por la misma razón anterior, no es un libro para leer en una semana, hay que leer y poner en practica, lo cual puede llevar mucho tiempo. Yo lo tengo desde hace meses y no lo he terminado de leer, obviamente porque todavía estoy aprendiendo a manejar todos los conceptos.
• Es un buen libro porque enseña un buen sistema para gestionar tareas.
• No lo recomiendo para personas con poca disciplina.
• Puedes llegar a entender muy bien GTD sin leer el libro, es más, el orden que tiene el libro permite resumirlo en algunos pasos, aunque eso no significa que no valga la pena leer el libro, obviamente es mucho más completo.

¿Sirve aplicar GTD?

Si, y mucho. Exige mucha disciplina para aplicar el sistema y no romperlo, esto último es lo más difícil, sobretodo cuando llega la sobrecarga de trabajo. En algún lugar de la portada dice "Productividad personal sin estrés", cuando lo ví obviamente pensé que era de esas frases para vender, y en cierta forma lo es, pero tiene gran parte de verdad.

Hace unos días ocurrió que por exceso de trabajo deje de organizarme y teniendo gente a cargo es un problema, porque perdí el control de las tareas que se estaban trabajando y las que estaban en cola, por momentos hubo gente sin tareas porque olvide asignárselas y otras demasiado ocupadas porque asigne tareas demas. Como era de esperarse me estrese.El punto es que cuando logre deshacerme de las tareas pendientes y logre organizarme de nuevo todo mejoro. El equipo volvió a funcionar mejor, cada uno con la cantidad de tareas adecuadas y todos los proyectos bajo control, y en mi caso, mucho más relajado.

Enlaces que te pueden interesar sobre GTD

• Los cuatro fallos más comunes en GTD por ElCanasto
• Los primeros 20 minutos, un artículo para preparar la jornada de trabajo y ser más productivos
• El Canasto: Blog con consejos de productividad