Awesome Note

Anteriormente intente organizar tareas con otras aplicaciones sin conseguirlo exitosamente, excepto con Evernote del que hablaré más adelante, hasta que use Awesome Note (aNote). La razón de que lo conseguiera es porque antes de ser una “aplicación de tareas”, es una aplicación de notas. Simple pero gran diferencia que intentaré explicar mejor en esta reseña.

Mejor integración con GTD

Una aplicación de tareas, por muy buena que sea, mantiene un orden y estructura de “lista de pendientes”, que funciona muy bien para manejar tareas pero muy mal como Bandeja de entrada. Cuando nos ajustamos al método GTD tener una bandeja para capturar tareas sin analizarlas es necesario, esto porque GTD funciona en una forma similar a esta

aNote por defecto crea notas sin prioridad ni orden, que es la forma en que funciona la bandeja de entrada porque es rápida, pero luego permite llevar esas notas a carpetas que puedes usar como contextos, priorizar, calendarizar e incluso crear alarmas. Esto logra darnos mucha flexibilidad para manejar desde la captura de ideas hasta convertirlas en tareas concretas y priorizadas.

Notas descentralizadas

Es un hecho que no basta con tener una bandeja de entrada, además debe ser fácil y rápida de usar, y ese es otro punto a favor de Awesome Note porque para conseguirlo se integra con Evernote y Google Docs, de esta forma las notas en cualquiera de estos dos servicios pueden ser sincronizado con la aplicación, que funciona en doble vía para importar o exportar las notas.

Integrarse con Evernote le añade la facilidad de capturar notas desde la PC (la que más uso), mensajes en Twitter, correo electrónico o cualquier otro dispositivo compatible. Por otro lado la integración con Google Docs permite llevar una nota simple a un documento formal y presentable.

Interfaz

La primera vez que vi Awesome Note no pude evitar recordar las “agendas de chava”, llenas de colores y estampitas, que no esta mal pero es difícil acostumbrarse para alguien que viene de usar libretas blancas y post-it. En resumen es una interfaz bien elaborada y atractiva (logré cambiar los colores y todo fue mejor).

Hay que decir que los detalles van más allá de la apariencia porque funciona muy bien y es fácil de usar. Al anotar pasa a modo pantalla completa, la rotación automática de pantalla se puede bloquear, priorizar es cuestión de presionar estrellas y opciones como calendarizar o alarma traen accesos directos para elegir las opciones más comunes.

Las notas se organizan en carpetas y es bastante fácil cambiar de una carpeta a otra, además permite proteger con contraseña algunas carpetas para espantar a los fisgones. En resumen es una aplicación que cumple con las funciones necesarias pero además mejora mucho la experiencia de uso y la apariencia gráfica.

Funciones Favoritas

• Carpetas (como contextos)
• Prioridades para ordenar notas
• y calendario para no olvidarlas.
• Sincronización con Evernote.
• Contraseña para iniciar la aplicación y para proteger algunas carpetas.

‘Las moscas en la sopa’

• Iniciar la aplicación es lento (aunque culpo al iPod Touch de esto, quizás en iPhone funcione mejor).
• Las ‘badges’ (alertas) en la pantalla de inicio no se actualizan automáticamente, sino hasta después de ejecutar la aplicación.
• No hay opción de sincronizar automáticamente con Evernote, por ejemplo al iniciar o cerrar la aplicación.

Bonus: Tips

• Usar el método GTD para organizarte. Aquí un resumen en 7 puntos acerca de qué es GTD.
• Sí ya lo usas no olvides hacer el repaso semanal para evitar que se vuelva un desastre.
• ¿Aún con duda de cómo usar la bandeja de entrada en GTD?  Úsala para gestionar interrupciones (vídeo, 2m).
• Sí la nota es una idea escribe lo que sea y todo lo que puedas. Luego de procesarla es mejor dividirla en varias tareas simples, claras y concretas.
• Organizar notas en carpetas(contexto) y comenzar nombrándolas con el nombre del proyecto. Por ejemplo: “viaje: Comprar pasajes”,  “Blog: Realizar respaldo”, etc. De esta forma es más fácil filtrar notas.
• Incluir imágenes en las notas cuando son ideas gráficas (ilustraciones, etc.), ayuda mucho a recordar la intención de la idea unos meses después.

Awesome Note en la App Store

aNote es una aplicación de pago, que vale la pena comprar, aunque existe una versión limitada (lite) que es gratuita.

• Awesome Note ($3.99)
• Awesome Note lite ($0)
• Página oficial de Awesome Note

Cierro con un saludo a Rudy, de Antigua Daily Photo, por dejarme con la inquietud de escribir esta reseña,
hasta la próxima.

Un comentario

ivanmendoza 2010 - Bajo licencia Creative Commons By-NC-SA.

1. Toma el papel de organizador, te guste o no sin un líder es difícil que funcione.
2. Elije una vía de comunicación que todos sepan usar y que usen frecuentemente.
   //Sí son más de 3 integrantes funciona muy bien el correo o chat, aunque el teléfono es más confiable y directo.
3. Consigue el contacto para comunicarte con el equipo: correos, números de teléfono, usuarios de chat, etc.
4. Define el resultado esperado.
5. Hace una lista de tareas para obtener ese resultado.
6. Divide las tareas entre los miembros del equipo. Por capacidad, tiempo disponible y compromiso.
   //No importa si no es equitativo, las personas comprometidas pueden hacer más y lo harán si es necesario. Confía en ellas.
7. Comunicale a cada miembro las tareas que le corresponden. Debe ser individual y personalizado, incluyendo el resultado esperado y la fecha limite para entregarlo. Por ejemplo si se necesita un texto indica número de párrafos, para que va a servir e incluso hasta el formato de archivo. Cada detalle que no aclares te tocará resolverlo luego.
8. Apoya a cada integrante en todo lo posible para que complete su tarea. Eso incluye recordatorios, información, reuniones, etc.
9. Sí podes tomar una decisión solo, tómala (siempre pensando en el resultado esperado). Si como organizador no sos capaz de tomarla difícilmente otro integrante lo hará.

Al final lo mejor es conocer a tus compañeros de trabajo, saber que puede aportar cada uno y motivarlos para que lo hagan de la mejor forma.

—
Fotografía por joiseyshowaa bajo licencia cc-by-sa.

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ivanmendoza 2010 - Bajo licencia Creative Commons By-NC-SA.

Si te vas a desvelar toma esto en cuenta

• Hace un tiempo extra de comida porque estas gastando más energía. Yo suelo comer cereal con leche o yogurt, evita comida pesada como carne porque da sueño.
• Toma bastante agua, el cuerpo se deshidrata por estar activo.
• Usa ropa de trabajo, si usas ropa cómoda es más fácil dormirse (y no es el plan).
• Cúbrete. El frio da sueño, y si hay demasiado te hará sufrir tanto que vas a preferir dormir.
• Escucha música. Busca música que sea rápida, como trance o psytrance, también podes probar con rock. Si no te gusta busca música que podas cantar, no se trata de cantar pero si podes tararear seguro no te duermes. La peor situación es que necesites poner mucha atención y no podas escuchar música, no queda más que resignarte.
• Sprints. A veces desvelarse es fácil, otras veces es la tarea más difícil del mundo. En esos casos es mejor comenzar la noche haciendo una lista de todas las cosas que vas a hacer (sinceramente, sino se puede no se hace) y lanzarte a hacerlas una por una. Pone retos y hace lo imposible por cumplirlos, luego descansas un poco (puedes revisar facebook) y luego de regreso a trabajar. Depende el trabajo puedes lograr hasta 10 sprints en una noche y ni se siente el tiempo.
• Saber rendirse. Estoy acostumbrado a desvelarme y aprendí a hacerlo, pero como cualquier persona hay limites. A veces al tercer día de no dormir simplemente no puedes desvelarte, tenes que detenerte y considerar si vale más lo que estas trabajando que tu salud. ¿el cliente te mata sino entregas mañana? Considéralo una opción, ofrécele un descuento o suplica piedad, todo lo anterior es 100 veces mejor que terminar en un hospital.

Todos son consejos de un noctambulo que le ha tocado desvelarse muchas veces, mitad experiencia mitad superstición pero todos pensados en no dormir.

Recuerda: no te vayas a dormir sin tener que soñar
Feliz madrugada.

—
Advertencia: No dormir es dañino para la salud, intenta esto en casa bajo tu propio riesgo. El tiempo que no duermes no lo recuperas.

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ivanmendoza 2010 - Bajo licencia Creative Commons By-NC-SA.

GTD no es acerca de hacer más cosas, como algunos suelen creer, es acerca de hacer bien las cosas que tenes que hacer.

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ivanmendoza 2009 - Bajo licencia Creative Commons By-NC-SA.

Programas para mejorar la productividad hay, y muchos, pero no todos son para windows, a veces son caros, algunos no me gustan y otros no me sirven. He probado varios y creo que hasta ahora encontré la combinación perfecta (o casi jeje): Thunderbird + Evernote + ToDoList + Remember The Milk + Google Calendar.

Trabajar con GTD puede resumirse en recopilar, procesar y ejecutar/delegar/archivar, teniendo eso en mente muestro de que forma lo trabajo usando los programas anteriores.

Capturar

Evernote es por mucho la mejor herramienta para capturar información “suelta”, es lo más cercano a un cuaderno en blanco que existe con la ventaja de que esta en todos lados. Con Evernote puedes capturar información de Internet, de tu correo, tus documentos o escribirla tu mismo. Tiene atajos de teclado, buscador (que incluso reconoce texto en las imágenes), etiquetas y lo mejor de todo, sincronización vía web. Esto último significa que tus notas estan disponibles en Internet, en tú móvil, en la aplicación para iPhone y en cualquier otra computadora con el programa. Instala Evernote y prácticamente podrás recopilar cualquier cosa desde cualquier lugar.

Etiquetas de correo

El correo es la única vía que no capturo con Evernote, pienso que es trabajar dos veces procesando la bandeja de entrada y luego en Evernote, así que Thunderbird es el programa que se encarga únicamente del correo. Nada complicado, solo he creado algunas reglas en Gmail (igual lo pude hacer en Thunderbird) para etiquetar según el remitente. Una vez que los mensajes hayan pasado por los filtros decido si debo contestar el correo, si es así lo dejo en bandeja de entrada y lo marco como favorito, el resto se quedan archivados. Funciona tanto en Gmail como en Thunderbird, aunque prefiero este último porque es más rápido, se integra mejor con otros programas y me pemite mantener más de una firma diferente para los mensajes (con la extensión Signature Switch).

Procesar

Hasta aquí solo tengo un montón de información sin clasificar, es momento de procesar. Convertir cada nota o evento en algo más, moverlo al lugar que le corresponde.

Tareas especificas, cortas o con fecha de vencimiento son movidas a Remember The Milk (RTM), que lo uso porque es sencillo de usar (especialmente si conoces los atajos de teclado) y puedo revisarlo desde la PC o el iPod Touch, además tiene recordatorios por correo para las tareas con fecha de vencimiento.

Remember the milk

Cuando una tarea es tan amplia que involucra otras tareas se convierte en proyecto, como por ejemplo Viajar a Guatemala es una tarea que involucra comprar el boleto de avión, obtener los papeles, buscar hotel, etc. Eso es un proyecto. Para manejar los proyectos la herramienta que mejor se acoplo a lo que necesitaba fue ToDoList de Abstract Spoon. Un programa bastante completo para manejar tareas, aunque un poco complicado al inicio, pero que permite anidar tareas, calcular tiempo, añadir notas, dar prioridad, y una enorme lista de características más. La forma de trabajar proyectos es creando una lista de tareas por cada proyecto, guardándolas en una carpeta especialmente para eso, de esta forma al entrar a la carpeta tenemos una visión de todos los proyectos como se ve en la imagen

Listado de proyectos en ToDoList

Además de tareas casi siempre te encontrarás con un evento en tu bandeja (en Evernote), esto se maneja fácil moviendo todos los eventos a Google Calendar, de ser necesario programar un recordatorio, aunque confieso que no uso los recordatorios porque siempre tengo el calendario visible, a traves de Thunderbird y la extensión Lighting o en el calendario del iPod Touch

Archivar y delegar

Notebooks en Evernote

Crear un archivo con la información que te sirve pero que no necesitas ahora es muy útil y Evernote, de nuevo, se convierte en la herramienta más útil. Solo te recomiendo que para el archivo manejes un cuaderno (notebook) diferente al que usas para capturar.

También es necesario volver a mencionar a Thunderbird (o Gmail), porque a través de este archivamos correos importantes, usando la etiqueta adecuada, y también por el mismo correo podemos delegar las tareas pendientes.

Para terminar

Existen gran cantidad de programas útiles para hacer lo anterior, Outlook 2007 es capaz de hacer casi todo lo anterior por ejemplo, pero también de la misma forma hay programas especializados y por lo mismo mucho mejores. Yo elegí quedarme con esta combinación después de muchos intentos fallidos con otras, pero solo lo logre hacer hasta que llegue a conocer todas las posibilidades de cada programa, además de aprender a combinarlos.

Escribí este artículo por si alguien, de la misma forma que a mi me sucedió, aún no se siente cómodo trabajando GTD con otros programas, para que sirva de guía y puedas leer otra opinión acerca de cómo funcionan estos programas. Espero te sirva.

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ivanmendoza 2009 - Bajo licencia Creative Commons By-NC-SA.

• No es un libro para leer por entretenimiento, es para aprender y hay que tratarlo como un “libro educativo”.
• Por la misma razón anterior, no es un libro para leer en una semana, hay que leer y poner en practica, lo cual puede llevar mucho tiempo. Yo lo tengo desde hace meses y no lo he terminado de leer, obviamente porque todavía estoy aprendiendo a manejar todos los conceptos.
• Es un buen libro porque enseña un buen sistema para gestionar tareas.
• No lo recomiendo para personas con poca disciplina.
• Puedes llegar a entender muy bien GTD sin leer el libro, es más, el orden que tiene el libro permite resumirlo en algunos pasos, aunque eso no significa que no valga la pena leer el libro, obviamente es mucho más completo.

¿Sirve aplicar GTD?

Si, y mucho. Exige mucha disciplina para aplicar el sistema y no romperlo, esto último es lo más difícil, sobretodo cuando llega la sobrecarga de trabajo. En algún lugar de la portada dice “Productividad personal sin estrés”, cuando lo ví obviamente pensé que era de esas frases para vender, y en cierta forma lo es, pero tiene gran parte de verdad.

Hace unos días ocurrió que por exceso de trabajo deje de organizarme y teniendo gente a cargo es un problema, porque perdí el control de las tareas que se estaban trabajando y las que estaban en cola, por momentos hubo gente sin tareas porque olvide asignárselas y otras demasiado ocupadas porque asigne tareas demas. Como era de esperarse me estrese.El punto es que cuando logre deshacerme de las tareas pendientes y logre organizarme de nuevo todo mejoro. El equipo volvió a funcionar mejor, cada uno con la cantidad de tareas adecuadas y todos los proyectos bajo control, y en mi caso, mucho más relajado.

Enlaces que te pueden interesar sobre GTD

• Los cuatro fallos más comunes en GTD por ElCanasto
• Los primeros 20 minutos, un artículo para preparar la jornada de trabajo y ser más productivos
• El Canasto: Blog con consejos de productividad

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ivanmendoza 2008 - Bajo licencia Creative Commons By-NC-SA.

Esta técnica la vi por primera vez en El Canasto, en donde el autor Jeroen Sangers publicó siete preguntas para hacer el repaso semanal, a continuación las preguntas tal y como fueron publicadas:

1. ¿Que voy a mejorar la semana que viene?
2. ¿De que cosa que he hecho estoy más orgulloso?
3. ¿Que es la cosa más grande que he realizado esta semana?
4. ¿Que he hecho esta semana para llevarme más cerca a mis metas importantes?
5. ¿Que ha sido difícil para mi y por que?
6. ¿En que he perdido demasiado tiempo esta semana?
7. ¿Qué hice esta semana que me hizo avergonzado?

(Tomadas de Siete preguntas para el Repaso Semanal)

Experiencia personal
Por experiencia personal puedo dar algunos consejos sobre el repaso semanal:

1. Aunque a simple vista sean preguntas “cursis”, el hecho de responderlas y darnos cuenta de lo que hacemos no tiene precio. En mi caso hice tres intentos de contestarlas (me parecía ridículo) antes de poder completar un repaso semanal exitosamente.
2. En algunos casos se pueden utilizar más preguntas, recuerda que es personal y puedes enfocarlo en tus necesidades.
3. No sirve de nada responderlas sino tenemos metas mayores definidas, en mi caso tengo metas para el trabajo, los negocios, estudios y para la familia.
4. Si desean escribir sus metas les recomiendo que lean Definir tus metas, también publicado en El canasto,
5. No las hagas por “salir del paso”, debes estar consciente de que quieres mejorar (y esta es una buena forma de hacerlo). Yo hago el repaso todos los domingos por la noche, justo cuando estoy tranquilo y preparado para empezar la semana, hacerlo no tarda más de 30 minutos y es gratis.

¿Sirve?
No van a saber cuanto les va a servir hasta que lo hagan. A mi me motivo bastante a trabajar porque ahora se lo que quiero, por qué lo quiero y para cuando lo quiero, además de saber lo que he hecho para lograrlo y como puedo “perfeccionar la técnica” para la próxima semana.

Como mencione antes, yo hago el repaso semanal el domingo en la noche, y por increíble que se vea, el lunes es unos de los mejores días para mi porque estoy activo, creativo y sin demasiado estres por lo que es un día provechoso mientras que a mi alrededor la gente se queja del día (uno de los síntomas de no tener motivaciones).

Espero les sirva y para más información visiten El Canasto o dejen un comentario.

Hasta la próxima,
Iván Mendoza

Tags: personal, gtd, repaso semanal, organización

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ivanmendoza 2007 - Bajo licencia Creative Commons By-NC-SA.