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Carpetas: cada diseño en su lugar

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Por ser distraído me gusta sirve ser ordenado, así fue que encontré una forma de ordenar carpetas que me ayuda a encontrar las cosas  y que voy a compartirles como tip. Mi trabajo es principalmente diseño gráfico/web pero seguro funciona para otras cosas.

Carpetas

Trabajo una carpeta por cliente, y sí hay varios proyectos del mismo cliente creo una carpeta por proyecto.

Proyecto (Sitio web, logo, etc)

Docs (Documentos): Uso esta carpeta para guardar todos los documentos generados: cotizaciones, brief, calendarización, etc.

Sources (Originales): Contiene todos los archivos originales (PSD, AI, Fla, etc.) o cualquier archivo creado desde cero.

Historial: Esta carpeta solo la uso cuando un archivo original fue descartado o es muy viejo, para no mezclarlo entre los archivos “importantes”.

Resources (Recursos): Son todos los archivos que no he creado yo pero que me sirven para trabajar el proyecto, usualmente proporcionados por el cliente o descargados de Internet.  imágenes, fuentes, iconos, etc.

Mockups, borradores, wireframe o como prefieran llamarlos.

Output (Para entrega o impresión): En Output están todos los archivos que verá el cliente. Por ninguna razón debería haber un archivo sin terminar allí y los archivos tiene el número de versión o la fecha. Generalmente son PDFs, JPG, o incluso código (duplicado, si se hacen cambios se crea nuevos archivos).

Sí ya fue enviado al cliente no lo borró ni reemplazo, cualquier cambio se agregará con nuevo nombre indicando la versión o fecha. Cuando hay varias revisiones creo una carpeta por cada revisión:

Revisión 1.

Revisión 2 (etc.)

HTML: Cuando son proyectos web uso esta carpeta para guardar todo el código que se crea y los elementos que se usan.

imgs. Carpeta para las imágenes listas para publicación (optimizadas para web)

styles. Carpeta de estilos CSS.

scripts. Carpeta de scripts Javascript u otros.

Un tip bastante obvio (demasiado) pero que me ayuda a encontrar rápidamente el archivo que estoy trabajando o que debo presentar, a no perder ni reemplazar archivos por accidente y a saber de que cambios me habla el cliente en las revisiones.

¿Más fácil? ¿Qué tal automático?

Como crear esas carpetas se volvió parte habitual del trabajo decidí crear un script que automatiza la tarea.

Descarga

Puedes descargarlo en los enlaces de abajo, ambos archivos son iguales la diferencia es que uno crea las carpetas en inglés y el otro en español. Para usarlo copialo en la carpeta en donde guardas tus proyectos, doble click y listo.

Funciona en Windows (98 en adelante).

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“Ha quedado de sobra demostrado que ejecutar en buen orden lo que se debe hacer es siempre la más sólida póliza de seguro contra los fantasmas del caos”
— José Saramago

Mejorar la velocidad de trabajo en equipo

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Trabajo en equipo: ciclistas

  1. Toma el papel de organizador, te guste o no sin un líder es difícil que funcione.
  2. Elije una vía de comunicación que todos sepan usar y que usen frecuentemente.
    //Sí son más de 3 integrantes funciona muy bien el correo o chat, aunque el teléfono es más confiable y directo.
  3. Consigue el contacto para comunicarte con el equipo: correos, números de teléfono, usuarios de chat, etc.
  4. Define el resultado esperado.
  5. Hace una lista de tareas para obtener ese resultado.
  6. Divide las tareas entre los miembros del equipo. Por capacidad, tiempo disponible y compromiso.
    //No importa si no es equitativo, las personas comprometidas pueden hacer más y lo harán si es necesario. Confía en ellas.
  7. Comunicale a cada miembro las tareas que le corresponden. Debe ser individual y personalizado, incluyendo el resultado esperado y la fecha limite para entregarlo. Por ejemplo si se necesita un texto indica número de párrafos, para que va a servir e incluso hasta el formato de archivo. Cada detalle que no aclares te tocará resolverlo luego.
  8. Apoya a cada integrante en todo lo posible para que complete su tarea. Eso incluye recordatorios, información, reuniones, etc.
  9. Sí podes tomar una decisión solo, tómala (siempre pensando en el resultado esperado). Si como organizador no sos capaz de tomarla difícilmente otro integrante lo hará.

Al final lo mejor es conocer a tus compañeros de trabajo, saber que puede aportar cada uno y motivarlos para que lo hagan de la mejor forma.

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Fotografía por joiseyshowaa bajo licencia cc-by-sa.

Actitudes que debes tener para trabajar en equipo

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Trabajar en equipo es una actividad que tarde o temprano se realiza, en mi caso tanto en la universidad como en el trabajo, sin embargo, es importante tener en cuenta actitudes a la hora de trabajar en equipo.

Hay que mencionar que trabajo en grupo no es lo mismo que trabajo en equipo (me lo enseñaron en la U), la diferencia radica básicamente en que un grupo hay personas pero no hay organización, mientras que en un equipo hay organización e iniciativa de parte de los integrantes.

En un momento de espera (viaje en bus) hice una lista de las que considero actitudes que se deben tomar cuando se trabaja en equipó:

  • Interésate por el tema: Siempre se trabaja alrededor de un tema, sea para un documento, el desarrollo de un producto o la realización de un evento por ello es importante que investigues para darle valor a tu aporte y sobre todo que tenga fundamento.Varias personas no piensan igual, así que fundamentar tu propuesta te ayuda a poder “defenderla” ante los demás, pero esto es imposible si ni tu conoces las bases de tu propuesta.
  • Haz propuestas: No tengas miedo de hacer una propuesta, si piensas que tu idea es buena comunicala, puede cambiar el enfoque del proyecto o añadirle características interesantes.
  • Ayuda a organizar la información: Cuando estamos realizando un proyecto muchas veces tenemos más información de la necesaria, generalmente hay un encargado de organizarla pero la ayuda nunca viene mal. En esta fase se depura el contenido y es mejor si hay más de una persona decidiendo la importancia de cada tema.
  • Facilita la división de trabajo: No esperes a que te asignen una tarea, mejor ofrécete voluntariamente. Muestra tu iniciativa y te permite decidir que hacer (aunque esto no siempre es posible).
  • Cumple tus tareas: Luego de conocer tu tarea esfuérzate por cumplirla, recuerda que todo el equipo depende de ti para completar su trabajo, si te retrasas retrasas al equipo, si fallas haces fallar al equipo, si por el contrario realizas la tarea bien entonces gana todo el equipo.
  • Evalúa tu trabajo: La tarea ya esta lista, ahora evalúa tu trabajo, si tu trabajo es malo afectas al equipo, y si es excelente entonces le ahorras tiempo al equipo. La mayor parte de las veces tu trabajo por si solo no funciona, entonces es necesario que este bien hecho para que se puede integrar de forma adecuada “al todo” del proyecto. Si lo consideras necesario, también deja que el equipo evalué tu trabajo, la retroalimentación te ayuda a mejorar la interacción con el resto del proyecto.
  • Participa en todo el proyecto: Tu parte esta hecha ¡Excelente! Ahora ayuda al resto del equipo con las tareas, casi estoy seguro de que tienes la capacidad para ayudar a alguien más, por favor hazlo.

En un equipo el beneficio no es para uno, es para todos, por lo tanto, evita ser egoísta y aporta porque no solo te beneficias tu sino al equipo, lo cual tiene mucho más valor.

Hasta la próxima,
Iván