Programas para organizarse mejor

Una de las técnicas de productividad que más me gusta, y prácticamente la única que he probado, es GTD de David Allen. Empecé hace un año más o menos siguiendo los consejos de Jeroen de El Canasto, pero siempre tuve “conflictos” con las herramientas que usaba, específicamente con el software.

Programas para mejorar la productividad hay, y muchos, pero no todos son para windows, a veces son caros, algunos no me gustan y otros no me sirven. He probado varios y creo que hasta ahora encontré la combinación perfecta (o casi jeje): Thunderbird + Evernote + ToDoList + Remember The Milk + Google Calendar.

Trabajar con GTD puede resumirse en recopilar, procesar y ejecutar/delegar/archivar, teniendo eso en mente muestro de que forma lo trabajo usando los programas anteriores.

Capturar

Evernote es por mucho la mejor herramienta para capturar información “suelta”, es lo más cercano a un cuaderno en blanco que existe con la ventaja de que esta en todos lados. Con Evernote puedes capturar información de Internet, de tu correo, tus documentos o escribirla tu mismo. Tiene atajos de teclado, buscador (que incluso reconoce texto en las imágenes), etiquetas y lo mejor de todo, sincronización vía web. Esto último significa que tus notas estan disponibles en Internet, en tú móvil, en la aplicación para iPhone y en cualquier otra computadora con el programa. Instala Evernote y prácticamente podrás recopilar cualquier cosa desde cualquier lugar.

Etiquetas de correo
Etiquetas de correo

El correo es la única vía que no capturo con Evernote, pienso que es trabajar dos veces procesando la bandeja de entrada y luego en Evernote, así que Thunderbird es el programa que se encarga únicamente del correo. Nada complicado, solo he creado algunas reglas en Gmail (igual lo pude hacer en Thunderbird) para etiquetar según el remitente. Una vez que los mensajes hayan pasado por los filtros decido si debo contestar el correo, si es así lo dejo en bandeja de entrada y lo marco como favorito, el resto se quedan archivados. Funciona tanto en Gmail como en Thunderbird, aunque prefiero este último porque es más rápido, se integra mejor con otros programas y me pemite mantener más de una firma diferente para los mensajes (con la extensión Signature Switch).

Procesar

Hasta aquí solo tengo un montón de información sin clasificar, es momento de procesar. Convertir cada nota o evento en algo más, moverlo al lugar que le corresponde.

Tareas especificas, cortas o con fecha de vencimiento son movidas a Remember The Milk (RTM), que lo uso porque es sencillo de usar (especialmente si conoces los atajos de teclado) y puedo revisarlo desde la PC o el iPod Touch, además tiene recordatorios por correo para las tareas con fecha de vencimiento.

Remember the milk
Remember the milk

Cuando una tarea es tan amplia que involucra otras tareas se convierte en proyecto, como por ejemplo Viajar a Guatemala es una tarea que involucra comprar el boleto de avión, obtener los papeles, buscar hotel, etc. Eso es un proyecto. Para manejar los proyectos la herramienta que mejor se acoplo a lo que necesitaba fue ToDoList de Abstract Spoon. Un programa bastante completo para manejar tareas, aunque un poco complicado al inicio, pero que permite anidar tareas, calcular tiempo, añadir notas, dar prioridad, y una enorme lista de características más. La forma de trabajar proyectos es creando una lista de tareas por cada proyecto, guardándolas en una carpeta especialmente para eso, de esta forma al entrar a la carpeta tenemos una visión de todos los proyectos como se ve en la imagen

Listado de proyectos en ToDoList
Listado de proyectos en ToDoList

Además de tareas casi siempre te encontrarás con un evento en tu bandeja (en Evernote), esto se maneja fácil moviendo todos los eventos a Google Calendar, de ser necesario programar un recordatorio, aunque confieso que no uso los recordatorios porque siempre tengo el calendario visible, a traves de Thunderbird y la extensión Lighting o en el calendario del iPod Touch

Archivar y delegar

Notebooks en Evernote
Notebooks en Evernote

Crear un archivo con la información que te sirve pero que no necesitas ahora es muy útil y Evernote, de nuevo, se convierte en la herramienta más útil. Solo te recomiendo que para el archivo manejes un cuaderno (notebook) diferente al que usas para capturar.

También es necesario volver a mencionar a Thunderbird (o Gmail), porque a través de este archivamos correos importantes, usando la etiqueta adecuada, y también por el mismo correo podemos delegar las tareas pendientes.

Para terminar

Existen gran cantidad de programas útiles para hacer lo anterior, Outlook 2007 es capaz de hacer casi todo lo anterior por ejemplo, pero también de la misma forma hay programas especializados y por lo mismo mucho mejores. Yo elegí quedarme con esta combinación después de muchos intentos fallidos con otras, pero solo lo logre hacer hasta que llegue a conocer todas las posibilidades de cada programa, además de aprender a combinarlos.

Escribí este artículo por si alguien, de la misma forma que a mi me sucedió, aún no se siente cómodo trabajando GTD con otros programas, para que sirva de guía y puedas leer otra opinión acerca de cómo funcionan estos programas. Espero te sirva.

6 comentarios

  • Lo sabia, eras demasiado sistematico como para no funcionar por algun (o combinacion de varios) software HAHAHA XD

  • Creo que tienes varias cosas aquí muy útiles, pero en si todo el sistemas es demasiado complicado. Si tuvieras una MAC podrías hacer todo lo de arriba con Mail y tal vez usar Evernote para recompilar y archivar.

    De todos modos te deseo suerte y por favor, avísame (twit o correo) cuándo abandones este sistema. Me gustaría saber cuánto tiempo te dura la combinación o mejor aún enterarme que estaba equivacado. 😉

  • @rudy: Parece complicado porque es para vos es nuevo, pero yo empece con una herramienta y luego a otra, y así sucesivamente, entonces ya es familiar.

    Con Outlook 2007 también pude haber hecho todo esto pero no me gusta Outlook. Prefiero usar varias apps. especificas.

    Mejor te aviso cuando lo mejore 😉

  • @Iván, aún considero que tu sistemas es muy complicado. Lo mejor es siempre utilizar los principios de KISS (keep it simple stupid).

    Eso sí quería agradecerte enormemente que me hayas presentado a Evernote. Estoy enamorado de nuevo; es como el amor a primera vista. Hacía tiempo que no me impresionaba tanto una aplicación. Creo que finalmente este año SÍ será una realidad la oficina sinpapel. Ahora todos mis apuntes, papelitos, bocetos, ideas, etcétera se van al escaner y de allí directo a Evernote y en segundos disponibles en línea, en la oficina, en la casa y el iPod Touch. Aquí te explican como: http://is.gd/jjGi

    Estoy tan agradecido que la próxima vez que te vea te voy a invitar un frappuccino gigante doble. 😉

  • @rudygiron lo del frappuccino no lo voy a olvidar. jajaja

    Mira, como te dije, el sistema suena complicado porque en cierta forma lo es pero se debe mucho a lo que necesito.

    En mi vida diaria solo uso Evernote y Thunderbird, Google Calendar lo menciono porque almacena mis eventos pero siempre lo uso desde el calendario del iPod (estan sincronizados).

    Remember the milk y ToDoList son las apps que uso para trabajar. Estan separadas de mi vida diaria y solo las abró cuando voy a trabajar. Según David Allen, el creador del GTD, tenes que tener una bandeja para cada contexto de tu vida (si te das cuenta ni siquiera en evernote mezclo cosas porque uso varios notebooks).

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